Im Fachmodul Projektgrundlagen erarbeiten sie alle nötigen Informationen, damit sie den Projektauftrag für ein spezifisches Vorhaben erstellen können. Dabei spielt die Erarbeitung von Varianten eine wichtige Rolle. Sie schafft die Grundlage für den Variantenentscheid und bietet Ihnen die Möglichkeit die Erwartungen der Stakeholder mit einzubeziehen.
Die Grundidee!
Ein Projekt muss mit der Strategie und den Zielen der Unternehmung übereinstimmen. Es muss die Rahmenbedingungen des Vorhabens berücksichtigen und seine Wirtschaftlichkeit gewährleisten.
Die Projektgrundlagen werden so weit konkretisiert, dass eine dem Projekt angemessene Planungsgenauigkeit für Termine, Kosten und Aufwand erreicht wird. Die Risiken und die Wirtschaftlichkeit sollen dabei umfassend beurteilt werden können.
Wie umsetzen?
Zur Erledigung dieser wichtigen Aufgabe beauftragt der Auftraggeber einen Projektleiter für die Phase Initialisierung (Bild: Problemlösungszyklus nach Daezer). Dieser Projektleiter muss nicht zwingend die Projektleitung für die nachfolgenden Phasen übernehmen.
1. Die Liste der Stakeholder sowie die Vorstudie werden erarbeitet, um einen Projektauftrag zu erstellen. Dazu plant, kontrolliert und koordiniert der Projektleiter die auszuführenden Aktivitäten.
2. Die Ziele und Anforderungen bilden die Grundlage für die Erarbeitung von Varianten. Die Ziele werden abschliessend festgelegt. Die Anforderungen werden so beschrieben, dass der Projektinhalt und der Projektumfang klar sind und die Beurteilungskriterien festgelegt werden können. Die Anforderungen werden im weiteren Projektverlauf konkretisiert.
3. Auf der Basis der Ziele und Anforderungen werden die Varianten in der Vorstudie beschrieben. Typische Varianten sind die Individualentwicklung auf der einen, die Beschaffung einer im Markt verfügbaren Lösung auf der anderen Seite.
4. Für die Erarbeitung der Varianten werden die Informationen aus dem Marktumfeld einbezogen. Die Beschreibung der Varianten erfolgt so detailliert, dass sie bewertet werden können. Für die Beurteilung der Varianten werden die Beurteilungskriterien festgelegt. Dazu gehören Zielerreichungsgrad, Anforderungsabdeckung und weitere Beurteilungskriterien wie die Einhaltung der Vorgaben, die Machbarkeit, die Risiken und der Nutzen für die Kunden.
5. Die Bewertung wird nachvollziehbar dokumentiert und zeigt den aktuellen Wissensstand auf, der zum Zeitpunkt der Entscheidung herrscht.
6. Die Vorstudie kann zu einem „Business Case“ ausgebaut werden. Dieser zeigt den Geschäftsnutzen sowie den Bezug zur Strategie und den Zielen der Unternehmung auf.
Themenschwerpunkte im Fachmodul
- Kick-off-Sitzung mit Beteiligten durchführen
- Infrastruktur bereitstellen
- Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen der Initialisierung planen, beauftragen und Fortschritt kontrollieren (inklusive QS-Massnahmen und Risiken)
- Liste der Stakeholder erstellen und Stakeholderanalyse durchführen
- Auftraggeber und weitere berechtigte Stakeholder informieren
- Situationsanalyse erarbeiten und in der Vorstudie festhalten
- Ziele und Anforderungen erarbeiten und mit Stakeholdern abstimmen. In der Vorstudie festhalten
- Zielkonflikte erkennen und mit dem Auftraggeber bereinigen
- Marktabklärungen treffen und Informationen zu möglichen Lösungen (Produkte, Dienstleistungen, Ergebnisse etc.) beschaffen
- Varianten beschreiben
- Beurteilungskriterien und ihre Gewichtung festlegen
- Varianten aufgrund der Beurteilungskriterien bewerten
- Auswirkung der Variantenwahl auf das Projekt beurteilen
- Vorstudie fertigstellen
- Vorstudie mit Auftraggeber und Stakeholdern inklusive der Controlling- und weiteren Vorgabestellen abstimmen
Start des nächsten Nachdiplomstudiums Dipl. Projektleiter/in NDS HF ist für August 2016 geplant. Die Modularisierung unserer Studiengänge ermöglicht es Ihnen, sich gezielt in einzelnen Fachbereichen weiterzubilden.
Weitere Fachmodule sind im Herbst 2016 geplant
· Kommunikation und Konfliktmanagement
Ich freue mich, Sie am Infoabend vom 12. Juli 16 im Bildungszentrum Uster persönlich kennen zu lernen und informiere Sie bei dieser Gelegenheit gerne über das attraktive Fachmodul Projektgrundlagen mit Effizienzpotential.
Heinz Tschopp
Studiengangleiter und Dozent Projektmanagement
